Archivo mensual: septiembre 2012

Cómo obtener la lista de autocompletar de direcciones de Outlook

Autocompletar es una característica que muestra sugerencias para nombres y direcciones de correo electrónico cuando se empiezan a escribir. Estas sugerencias son posibles coincidencias con los elementos de una lista de nombres y direcciones de correo electrónico escritos con anterioridad, conocida como la lista de nombres Autocompletar.

En muchas ocasiones nuestra “base de datos” de clientes está aquí, sumergida en esta funcionalidad tan buena pero que con el paso del tiempo puede llegar a ser un peligro porque no se dispone de una lista ordenada, contactos, de las personas con las que uno se envía emails.

Esta lista de direcciones que vamos creando se almacena en un archivo con extensión .nk2 (véase  Ubicaciones de los archivos de Outlook) y puede almacenar un número máximo de 1000 contactos; sobrepasando ese número empieza a borrar contactos para sustituirlos por los nuevos.

La manera tradicional es la que se describe en la página de  Microsoft, de forma sencilla pasando el archivo nk2 a una carpeta especifica. Pero para Outlook 2010 el proceso tiene unos cuantos pasos adicionales.

El proceso que aquí se describe es para cuando se importa el archivo nk2 en una computadora recien formateada, o que se quiera actualizar con la lista de direcciones de otra computadora, aunque puede haber muchos otros ejemplos.

Los pasos a seguir para migrar el archivo nk2 son los siguientes:

1. Abrir la ventana de Ejecutar (con la combinación de teclas Win + R)  para introducir la siguiente localización de carpeta: %appdata%\Microsoft\Outlook

Después se da un clic en ok o simplemente un enter para que nos abra la carpeta.

2.En esa instancia de la carpeta que abrimos copiamos el archivo nk2 que se respaldo de la otra máquina. Cabe mencionar que el archivo tiene que tener el mismo nombre del perfil de correo, para saber ese dato se hace lo siguiente:

2.1 Haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.
2.2  Haga doble clic en Correo.
2.3 En el cuadro de diálogo Configuración de correo, haga clic en Mostrar perfiles.

Entonces el nombre de archivo tiene que quedar con el nombre de perfil, por default es Outlook; siguiendo el ejemplo el archivo como Outlook.nk2

3. Abrimos la ventana Ejecutar (con la combinación de teclas Win + R) e introducimos el siguiente comando: outlook.exe /importnk2

Con este comando el archivo nk2 se renombra automaticamente y se pone (según el ejemplo anterior) como Outlook.nk2.old


EL ROI en la formación de profesionales.

Es evidente que uno de los pilares en los que una empresa y un profesional deben invertir es en la capacitación técnica y en el desarrollo de habilidades y aptitudes de su equipo humano. Quien no crea en esto que no siga leyendo. Esta evidente necesidad, como todas las operativas de una organización, puede tender a no tener resultados reales y tangibles en una empresa sino se evalúa correctamente el retorno de la inversión de la acción de formación en el propio corazón de la empresa que necesita por ejemplo capacitar a sus trabajadores.

Los resultados de una formación no siempre están relacionados en que los empleados hayan adquirido esos conocimientos técnicos deseados, sino que pueden ir relacionados con acciones para fomentar el clima laboral o acciones en una estrategia del cambio. En cualquier caso, resulta completamente imprescindible medir si las acciones han conseguido los resultados esperados. EL ROI (Return of investment), por tanto, puede no resultar una fórmula matemática que divida ingresos y gastos sino un simple check-list orientado a la evaluación de la estrategia y la medición de los resultados.

Los métodos utilizados para evaluar la idoneidad de las formaciones suelen ser formularios en papel o aplicaciones on-line mediante preguntas que se hacen al propio alumno. Estos instrumentos empiezan a resultar caducos y en cierta completamente inútiles. En especial algunos métodos como el modelo de Kirkpatrick pueden estar completamente fuera de órbita, ya que la manera de aprender ha cambiado, lo ha hecho el entorno y lo ha hecho la manera de gestionar la información que nos rodea ha evolucionado, y es más que posible que los departamentos de formación aún no hayan podido vencer esta brecha digital.

En mi opinión, en la sociedad de la conversación en la que estamos, un paso por delante de la sociedad de la información, es necesario implementar estrategias de comunicación entre docentes-alumnos y responsables de la estrategia formativa, una comunicación 2.0 entre todas las partes implicadas para de estar manera poder disponer de indicadores que midan con certeza si la formación ha alcanzado los objetivos que se habían definido para ella, ya que muchos de éstos se tarda tiempo en medir si han sido eficaces. Es decir, que es necesario crear una comunicacion post-curso con el alumno para averiguar el resultado de la estrategia.

¿Y qué escuela de formación hace este tipo de acciones?. La verdad es que pocas o ninguna. Normalmente asociado a un tema de costes este tipo de acciones a medio plazo no se suelen realizar y por ello se pierde un valor importante para poder medir la efectividad de la formación. Aquí el papel de la tecnología, de las herramientas 2.0, de las aplicaciones colaborativas y la necesaria capacitación técnica en el docente para aprovechar al máximo estas herramientas es fundamental.

Y conversando sobre cómo proteger el conocimiento lamento no poder publicar aquí el resultado de la exposición final que elaboramos con mis compañeros. Tenemos que aplicarnos a nosotros mismo el propio concepto de la seguridad de la información, que también es aplicable al activo del conocimiento humano.

Este es una de las conclusiones personales que he tomado en el excelente curso de BSI, Train the trainer, en el que he tenido el gusto de participar en Madrid en septiembre de 2012.

Contactar con Toni Martin Avila